第一章總則

1. 為使檔案管理工作規範化、科學化，确保學院檔案的完整、準确、系統，根據《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》等法規，根據學校要求，結合學院實際，制定本辦法。

2.學院檔案由學院院長分管，日常工作由學院行政秘書、教學秘書負責。

3.學院在工作活動中形成的全部檔案均集中統一管理。

第二章 歸檔範圍

學院檔案是學院職能活動的原始記錄，主要包括黨群、行政、學生、教學、科研和實驗室工作中形成的各種文件材料。學院檔案文件中凡需向學校報送的，應将正本上報、學院留存副本。具體包括：

（一）黨政管理類

主要包括黨委、工會、團委、民主黨派等組織的 各種會議文件、會議記錄，各黨群部門的工作計劃、總結；上級機關與本校關于黨群管理的文件材料。

（二）行政類

主要包括行政工作的各種會議、會議記錄及紀要，上級機關與學校關于人事管理、行管管理的材料。

（三）學生類

主要包括學生的入學檔案、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。

（四）教學類

主要包括反映教學管理、教學實踐、教學研究等活動文件材料。

（五）科研類

主要包括反映科研管理、科研研究等活動文件材料。

（六）儀器設備類

主要包括各種國産和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備（價值在10萬元以上）的全套随機技術文件以及在接收、使用、維修和改進工作中産生的文件材料。

（七）産品生産類

主要包括高等學校在産學研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。

（八）出版物類

主要包括學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本學院老師出版的專著、教材等。

第三章 檔案管理人員職責

1.督促各專任教師，按規定做好文件材料的收集、整理、歸檔、移交、保管工作。

2.集中統一管理學院在教學工作活動中形成的各種門類和載體的全部檔案。

3.認真執行學校教務處及學院有關教學檔案工作的政策、規定，嚴格遵守檔案管理制度，管理好各類檔案，确保檔案的完整、安全。

4.主動、及時地收集本院在教學工作活動中形成的各種文件、資料，認真做好整理、鑒定和保管工作。

第四章 檔案的保管制度

1.學院檔案由教學秘書、行政秘書管理，其餘人員未經批準不得進入教學檔案室；教師如需借用，需經學院院長批準并征得秘書的同意進行登記後方可帶出檔案室；借用的檔案必須在規定的時間内歸還。查閱檔案時，不允許在案卷上圈劃、批注、磨損、塗改、剪裁及拆散檔案。

2.定期組織人員，對檔案保管狀況進行全面檢查。凡遇重大問題，及時向領導彙報。

3.檔案的處理要做到及時登記、及時催辦、及時歸卷；要做到不積壓、不錯漏、不遺失。

4.各類檔案移交時，必須經檔案管理人員清點檢查，辦好交接手續。

5.積極做好檔案資料的“四平時”（收集、整理、鑒定、立卷）工作，按照檔案立卷的原則和要求做好分類、組卷、編目、裝訂工作。

6.檔案資料室堅持做到“五防”：防火、防潮、防蟲、放光、防盜，确保檔案安全。

7.按照保密制度的有關規定加強保密工作，嚴格注意保密，不得洩密。